第一章  总  则

第一条  为进一步规范国家电网公司零星物资电商化采购（以下简称“电商化采购”）和供应管理，统一业务操作标准，保证电商化采购和供应活动高效有序开展，制定本规范。

第二条  本规范主要包括组织管理、采购管理、合同签订、请购需求提报、供应与配送、资金结算、供应商管理、检查与考核等。

第三条  电商化采购适用范围是采购单价低、规格品种多、需求频次高、数量无法准确预测且不属于国家法定必须招标的零星物资。

零星物资包含办公用品、办公电器、办公家具、办公日用、化工、仪器仪表、信息化通信设备、低压电器、生产工器具、劳保用品、五金建材、配件等。

第四条  电商化采购是指通过适用的采购策略确定一定时期内的供应商，明确物资的品类（或规格型号）、单价（或双方认可的计价规则）、配送及服务标准，并在零星物资采购管控平台开展请购，实现操作界面简单直观、采购过程规范快捷、配送服务高效优质的目标。

第五条  本规范适用于公司总部（分部）、省（自治区、直辖市）电力公司的电商化物资采购和供应管理。直属单位和控股、参股单位，以及独立法人县公司电商化物资采购和供应工作参照执行。

第六条  本规范涉及的有关业务流程和职责分工均按照省公司管理模式进行表述。各直属单位参照省公司管理模式，开展本单位的零星物资电商化采购和供应管理工作。

第二章  组织管理

第七条  国网物资部是公司零星物资电商化采购和供应的归口管理部门。主要职责：

（一）负责建立零星物资电商化采购和供应的管理体系，并制定相关制度规定；

（二）负责确定电商化采购范围和指导目录；

（三）负责组织“总部直接组织实施”电商化采购活动；

（四）负责统筹协调电商化物资供应重大履约问题；

（五）负责指导、监督、检查和考核各单位电商化采购、供应等管理工作。

第八条  省物资部是省公司电商化采购和供应工作的归口管理部门，主要职责为：

（一）负责组织制定本单位“总部统一组织监控，省公司具体实施”电商化采购目录；

（二）负责组织实施本单位电商化物资采购、合同签订和供应工作；

（三）负责组织审批本单位协议有效期内电商化商品目录的变更工作；

（四）负责统筹协调本单位电商化物资供应重大履约问题；

（五）负责制定本单位零星物资授权采购范围及工作流程，指导、监督、检查和考核所属单位授权范围内的采购、供应工作。

第九条  国网物资有限公司承担“总部直接组织实施”电商化采购的具体工作，主要职责如下：

（一）编制电商化采购工作方案；

（二）具体实施“总部直接组织实施”电商化采购活动；

（三）负责组织签订电商化采购合同，支撑电商化采购重大履约问题的统筹协调；

（四）负责电商化采购执行情况的统计分析工作；

（五）负责协助开展“总部直接组织实施”电商化采购供应商绩效评价工作。

第十条  省物资公司承担“总部统一组织监控，省公司具体实施”电商化采购的具体工作，主要职责如下：

（一）编制电商化采购工作方案；

（二）具体实施电商化采购活动；

（三）负责电商化商品目录的变更、新增申请；

（四）负责合同签订以及合同执行过程中的履约协调工作；

（五）负责省公司集中结算方式的电商化采购物资订单集中结算工作；

（六）负责电商化采购执行情况的统计分析工作；

（七）负责按照合同约定，在系统中及时维护相关信息（如阶梯价格、阶梯折扣率等）；

（八）组织开展电商化采购供应商绩效评价工作。

第十一条  零星物资采购管控平台的建设、运行和维护单位，主要职责如下：

（一）负责建设、运行和维护电商化采购所需的信息系统；

（二）负责为采购目录商品上架、下架及其他维护工作提供技术支持，并具体开展与供应商信息系统对接工作；

（三）负责根据业务需求，组织完善系统功能。

第十二条  各级专业管理部门按照各级物资部统一安排参与物资电商化采购活动，并提供全过程技术支持保障及相关配合工作：

（一）配合各级物资部制定采购目录，负责制定采购标准、提出参考品牌（如需）、组织采购技术文件审查等工作；

（二）负责审核各需求单位报送的物资需求计划的合规性和准确性；

（三）参与物资电商化采购的采购文件审查、采购评审等活动。

第十三条  各级法律部门负责对零星物资电商化采购及履约工作提供法律保障，并根据实际情况提出相关的法律意见和建议。

第十四条  各级监察部门负责对零星物资电商化采购及履约工作实施监督，并受理相关投诉举报。

第十五条  物资需求单位主要职责如下：

（一）负责按照电商化采购时间安排，结合财务预算及资金计划，上报零星物资需求计划，提出所需物资的技术规范书或参考品牌（如需）；

（二）负责执行物资电商化采购结果，按要求完成请购、创建订单、采购订单下达、验货结算等工作；

（三）负责配合开展供应商绩效评价，并报送所在单位物资归口管理部门。

第十六条  省公司所属二级单位按照省公司统一制定的授权采购范围和工作流程，规范开展采购活动（不得转授权）。

第三章  采购管理

第十七条  电商化采购活动应遵循公平、公正、质量优先、价格合理、供应及时的原则。

第十八条  电商化采购模式分为实时价、固定价两类。

第十九条  实时价模式是指采取定品类、定折扣、实时价的采购策略，选择一家或多家社会成熟自营电商作为供应商，采购人所属各单位执行采购结果。采购目录仅明确采购物资品类不限定具体商品，直接引用电商公开透明的商品目录及实时单价，并确定国网系统的大客户折扣率。该模式适用于竞争充分、市场价格透明的通用性物资，如办公用品、办公日用、办公电器、部分劳保用品、部分低压电器等。

第二十条  固定价模式是指采取定商品、定标准、定单价的采购策略，选择一家或多家集成供货商、制造商作为供应商。采购文件明确所需商品的规格型号及预估需求量，通过采购确定一定时期内的商品单价（或双方认可的计价结算规则）以及一个或多个协议供应商，协议期内停产或升级换代产品可动态调整。该模式适用于商品技术要求明确，社会成熟电商自营范围之外或覆盖不全，生产运维业务中广泛使用的零星物资，如配件、工器具、仪器仪表、办公家具、低压电器、五金建材、化工等。

第二十一条  组织方式。采取两级采购组织方式，即“总部直接组织实施”和“总部统一组织监控，省公司具体实施”：

（一）“总部直接组织实施”采购人为国家电网公司，总部直接组织采购，公司系统各单位执行采购结果；

（二）“总部统一组织监控，省公司具体实施”采购人为省公司，各省公司制定采购工作方案报国网物资部备案后组织实施，国网物资部对采购过程及执行情况进行监督管控。

对于因采购总金额较小、供货地域性强、特殊的个性化需求等原因，省公司实施集中采购确有困难、或与采购额相比集中采购实施成本太高无法形成规模效益的零星物资，省公司可授权其下属单位实施采购。

第二十二条  采购方式。电商化采购原则上采用公开招标或者公开竞争性谈判方式实施，如需采用其他非招标采购方式的，需按照公司非招标方式采购流程履行审批手续。

第二十三条  采购批次和协议供货期：

（一）“实时价模式”，每一年或两年可组织一次集中采购，协议供货期为一年或两年；

（二）“固定价模式”，按照不同物资类别，每年可组织1-2次集中采购，协议供货期为半年或一年。零星需求可以批次采购作为补充。

第二十四条  为防止供应风险，可根据不同物资品类的特点，引入供应商竞争机制，同一地区的同类物资可由多家供应商供应。

第二十五条  评审原则：

（一）对于“实时价模式”，侧重于对供应商综合服务能力的比较，主要从供应商整体供货能力、财务经营水平、自营电商成熟度、物流配送及售后服务能力、信息化水平、集团客户优惠及特色服务等方面对供应商进行综合评审，择优确定满足采购要求的供应商；

（二）对于“固定价模式”中价格波动较小，需求预测品类、数量及预算相对准确的物资，可采用阶梯总价折扣率（针对采购总金额设置折扣率）作为价格评审因素，结合供应商资质业绩、配送范围、配送能力、价格水平、绩效评价结果等因素进行综合评审；

（三）对于“固定价模式”中价格波动较大但有市场参考价，需求品类、数量较不明确的物资，可以采用阶梯数量折扣率（针对采购总数量设置折扣率）作为价格评审因素，结合供应商网点配置、市场占有率、配送能力、绩效评价结果等因素进行综合评审。

第四章  采购准备

第二十六条  采购目录制定：

（一）“实时价模式”采购目录由国网物资部或省公司物资部，明确采购物资品类，但不限定具体的规格型号，对物资品类描述不清楚的可进行补充说明；

（二）“固定价模式”采购目录由各级物资部门依据公司电商化采购范围，结合历史数据和年度费用计划，组织有关需求单位、专业管理部门集中确定。对与ERP主数据描述不一致的物资提出修正意见、完成技术确认，并作为后期采购文件的专用部分；在编制产品描述或技术规范书时要力求精简、合理归并规格型号，同时兼顾适用原则；对需要提出品牌范围的物资集中明确品牌范围，除需原厂配套的配件类物资外，其他物资采购目录品牌、型号范围应合理划分档次，每档的品牌不宜少于三个且价格不宜存在悬殊差异。

第二十七条  电商化采购需求计划的管理，按照国家电网公司物资计划管理工作要求执行。

第二十八条  “总部直接组织实施”电商化采购的供应商资质业绩核实活动，由国网物资部统一组织安排。“总部统一组织监控，省公司具体实施”电商化采购的供应商资质业绩核实活动，由各省公司自行组织安排。

供应商资质业绩核实主要包括资质业绩、供货品类、服务范围、配送能力、商品质量、售后服务等。

第二十九条  国网物资公司、省物资公司在进行电商化采购前，应针对拟采购物资开展市场调研，了解行业信息、产品类别、价格走势、供应商情况等，保障采购效果。

第五章  采购实施

第三十条  采购文件编制。采购文件应当明确以下内容：

（一）明确采购须知、供应商资质业绩条件、采购物资目录、配送网点信息表、采购评审办法、合同条款、价格组成(结算规则)、配送要求、服务要求、质量要求、退换货要求等；

（二）对否决情形做出明确的规定；

（三）明确货物配送周期、常规配送次数、紧急配送次数；

（四）要求供应商提供详细的配送网络点明细；

（五）对于“固定价模式”采购目录产品在供货协议期内存在更新换代、停产等情形的处理，应在采购文件中予以明确。原则上成交供应商提供的更新换代、替代产品的价格或折扣率（如有）不变，其性能、质量、配置、规格不低于原产品。停产时，成交供应商应提供同档次或更高档次产品，且价格不高于原产品价格。为避免协议供应商以更新换代或缺货为理由，对采购阶段报价低的产品不按照协议价格进行供货，应根据实际情况制定防范和违约惩罚措施；

（六）针对“实时价模式”，供应商可在采购目录规定的品类范围内自主提供相关商品，但采购文件应明确其商品单价不得高于其互联网销售渠道面向社会公众的销售单价。

第三十一条  采购文件审批。电商化采购文件按规定履行审批手续后方可发布。

第三十二条  采购过程。编制、发布招标公告或采购邀请、发售招标（采购）文件、澄清补遗、组建评标（评审）委员会、开展评标（谈判评审）工作、编制评标（评审）报告和推荐中标候选人（成交候选人）、处理供应商质疑等具体工作，按公司招标管理或非招标方式管理相关制度执行。

第六章  合同签订

第三十三条  电商化物资采购合同在中标通知书发出之日起或中选结果下达之日起30日内，由各级采购组织单位按照《国家电网公司物资采购合同承办管理办法》相关规定，组织完成合同集中签订工作。各省公司所属独立法人子公司电商化物资采购合同签订模式由省公司自行确定，并报国网物资部备案。该合同签订模式须在采购文件中提前约定。

第三十四条  各级合同承办单位在合同签订完成后10日内，将电商化采购物资合同及合同履约必须的相关资料提供给需求单位。

第三十五条  需求单位无需针对订单与供应商单独签订合同，各需求单位通过零星物资采购管控平台下单请购供应商产品，即视为各需求单位、供应商均接受集中签署合同的相关权利、义务条款，并认可采购活动中的相关文件约定。该合同签订模式须在采购文件中提前约定。

第三十六条  电商化物资采购协议的终止与延期按照合同约定执行。

第七章  采购目录商品上架及维护

第三十七条  各级采购实施单位负责组织开展电商化物资成交采购目录商品上架及维护工作，零星物资采购管控平台的运行和维护单位负责提供相关技术支持。

第三十八条  零星物资采购管控平台设立总部、省公司、地市三级专区，其中总部专区为总部采购结果并在公司系统内所有单位使用，省公司专区为省公司采购结果并仅限本省公司所有单位使用，地市专区为省公司二级单位授权采购结果并仅限所在单位使用。

第三十九条  针对“实时价模式”，各级采购实施单位采购部门负责在零星物资采购管控平台中导入成交采购目录的商品品类，并组织供应商将零星物资采购管控平台与供应商信息系统进行全面对接，实现商品描述、价格、物流、库存等信息与供应商实时交互。

第四十条  针对“固定价模式”，各级采购实施单位采购部门负责在零星物资采购管控平台导入成交采购目录的商品信息，包括商品品牌、规格型号、技术要求、物料编码、成交单价等，并组织供应商维护商品详细描述及图片等信息。

第四十一条  零星物资采购管控平台应自动对商品进行唯一编码，并与ERP物料编码、供应商商品编码、合同编码对应。

第四十二条  在采购协议期内，电商化采购目录原则上应保持稳定。确需变更的，履行相关审批手续后进行商品新增、调整、下架等更新维护操作。

（一）针对“实时价模式”，国网物资部或省公司物资部在与供应商签订的协议框架下，履行审批手续后，可对成交采购目录中的物资品类进行新增或调整，由供应商完成相关品类的商品新增、调整及下架等更新维护工作；

（二）针对“固定价模式”，成交采购目录中的升级换代、停产商品，由供应商提供原厂商证明文件并按照合同约定推荐升级、替代产品，升级、替代产品的性能应相当于或优于原产品性能，且价格原则上不应高于原产品价格，经省公司专业管理部门、物资部审核后，由省物资公司完成相关商品调整工作；

（三）针对阶梯折扣、延期等情况，各级采购实施单位物资合同管理部门负责按照合同约定，在零星物资采购管控平台中及时维护相关信息（如阶梯价格、阶梯折扣率、延期等）；

（四）针对“固定价模式”成交采购目录未包含且确需新增的零星物资，经省公司专业管理部门汇总、审核并集中申请，由省公司采购管理部门规范履行采购（谈判）程序，采购结果经省公司招投标工作领导小组审定后，方可维护到零星物资采购管控平台商品目录。

第四十三条  供应商合同履约终止的，各级采购实施单位物资合同管理部门，应及时在零星物资采购管控平台中对成交采购目录商品予以下架处理。

第八章  请购需求提报与订单管理

第四十四条  零星物资采购管控平台请购账号应配置到各级实际需求部门，落实账号管理人员。

第四十五条  需求单位在零星物资采购管控平台成交采购目录中选择所需商品，提交请购单。请购应符合以下条件：

（一）所需商品在各单位预算范围内；

（二）提报的商品需求数量符合电商化合同约定的供货量浮动范围。

各级需求单位在零星物资采购管控平台上完成请购需求提报，需维护请购单标题、采购组织、凭证类型、收货联系人、科目分配类型、工厂、交货地址及方式、到货日期、采购组等信息。请购单提交后流转至ERP系统，自动生成采购申请。

第四十六条  各级需求单位按审批规定，在采购申请创建后7日完成采购申请审批，ERP系统自动创建并下达采购订单。零星物资采购管控平台根据ERP下达的采购订单，将请购单信息自动传至供应商。

第九章  供应与配送

第四十七条  供应商通过零星物资采购管控平台对物资采购订单进行确认后，在交货期内将采购订单货物配送至需求单位指定地点，并在零星物资采购管控平台进行妥投操作。

第四十八条  物资公司（供应中心）和需求单位根据资产属性负责电商化物资的收货管理，在物资到货后，现场进行验收和收货。

第四十九条  收货单位验收合格后2个工作日内，由请购人在零星物资采购管控平台进行签收操作，需求部门负责人核实实物后完成签收审批，签收状态自动流转至ERP系统。对于办公用品、办公电器、办公日用等类物资，原则上请购人与收货人要分开，不再签署纸质到货验收单据。

第五十条  需要安装调试的物资，需求单位可在物资安装投入使用后，完成零星物资采购管控平台的签收及审批操作。

第五十一条  直送需求单位的物资，需求单位在货物交接验收后3日内完成ERP入库手续；入库物资在货物交接验收后由仓库所属单位3日内完成ERP入库手续；项目物资需要凭领料单办理出库手续。财务关帐期间，ERP入库、出库手续可延期至次月开账当日办理。

第十章  资金结算

第五十二条  电商化采购物资可采用省公司集中结算或需求单位自行结算两种方式。

（一）省公司集中结算的，由省物资公司负责结算单据的收集、验审及资金预算、支付等工作；

（二）需求单位结算的，由需求单位负责结算单据的收集、验审及资金预算、支付等工作。

第五十三条  省物资公司/需求单位负责督促供应商按照合同约定的时间携带发票等相关单据至指定地点办理结算手续。

第五十四条  省物资公司/需求单位将发票、入（出）库单据（或汇总单据）等相关单据提交至财务部门。

第五十五条  财务部门完成发票校验后，省物资公司/需求单位在ERP系统创建并审批付款申请，付款申请自动传输至财务管控系统。

第五十六条  财务部门按照合同约定，及时审核相关单据并完成货款支付。可通过中国电财、国网第三方支付平台等方式办理货款支付。

第十一章  合同履约协调及评价

第五十七条  需求单位物资部门负责电商化物资供货、质量及售后服务等问题日常协调。

第五十八条  省物资公司负责电商化物资重大履约问题协调，经协调未能有效解决的重大履约问题，报国网物资公司协调处理。

第五十九条  需求单位根据物资到货情况、产品质量、售后服务等情况，按采购订单在零星物资采购管控平台中对供应商开展“一单一评价”工作。

第六十条  各单位应加强履约管控，及时协调处理履约阶段供货、质量及售后服务等问题。省物资公司/地（市）物资供应中心负责履约评价信息收集、汇总工作。

第六十一条  省物资公司应将“总部直接组织实施”与“总部统一组织监控，省公司具体实施”采购合同履约评价结果，定期报省物资部和国网物资公司。

第六十二条  履约评价结果作为下一期电商化采购供应商选择的评审因素。

第六十三条  对履约过程中所供货物及服务存在严重问题的供应商，在上报招投标工作领导小组同意后，按照公司有关供应商不良行为处理规定进行处理。

第六十四条  国网物资公司负责履约评价信息统计分析，并根据日常履约投诉、重大问题履约协调反馈等信息，将年度电商化采购合同执行情况报国网物资部。

第十二章  检查与考核

第六十五条  各级物资部对电商化物资采购、合同签订、履约、结算情况进行监督、检查和考核。

第六十六条  各级物资公司（物资供应中心）建立《电商化履约信息台账》，对电商化物资采购、供应与结算情况进行统计分析，每季度形成统计报表报物资部。

第六十七条  各级物资公司（物资供应中心）对电商化采购执行情况进行监控、预警，并每季度对采购进度缓慢、采购执行违规、零星物资采购管控平台信息维护不准确、不及时等情况进行通报。

第十三章  附  则

第六十八条  本规范自发布之日起施行。原《国家电网公司零星物资超市化采购和供应工作规范（试行）》（物资综〔2014〕8号之7）同时废止。

第六十九条  本规范由国网物资部负责解释。